Problemstellung:

Grundsätzlich ist zu unterscheiden wer anruft (Klient/in oder Berater/in) und ob der/die Klient/in schon im Beratungsprozess stand (laufende Beratungen oder Erstkontakte).

Damit Berater/innen aktiv bei Ratsuchenden anrufen können, bedarf es grundsätzlich einer konkreten Einwilligung hierzu (häusliche Situation, wer kann am Telefon sein, wer hört mit usw.).

Ratsuchende können aber unabhängig von der Erteilung einer Einwilligung immer aktiv anrufen und dann beraten werden.

Laufende Beratungen:

Handelt es sich um Ratsuchende, die schon im Beratungskontakt standen, ist eine datenschutzrechtliche Information und Einwilligung erfolgt.

Falls dies nicht bereits über eine Einwilligung geklärt ist, genügt eine Aktennotiz, dass die Ratsuchende/der Ratsuchende einer telefonischen weiteren Beratung zustimmt. Somit kann auch aktiv durch die Mitarbeiterin der Beratungsstelle angerufen werden.

Neue Erstkontakte (nur über Telefon):

Wendet sich eine Ratsuchende/ein Ratsuchender erstmals an die Beratungsstelle sind die Informationen zum Datenschutz geschuldet. Zudem ist die Einholung einer Einwilligung des Ratsuchenden in die Datenverarbeitung erforderlich. Diese ist auch zu dokumentieren.

Variante 1 – per Post:

Es wird per Post mit der Bitte um Unterschrift und Rücksendung der üblichen „Einwilligung zur Beratung“ zugesandt. Mit Eingang der unterzeichneten Einwilligung ist ein hohes Maß an Rechtssicherheit verbunden.

Variante 2 - mündlich:

In Fällen, in denen die Einholung einer schriftlichen Einwilligung unmöglich oder abwegig ist, genügt es, Entsprechendes handschriftlich zu vermerken.

Grundsätzlich kann eine Einwilligung auch unabhängig von Formularen mündlich erteilt werden. Aufgrund der Rechenschaftspflicht ist deren Inhalt durch einen Aktenvermerk zu dokumentieren. Es genügt, die Einwilligung mit ihren Modalitäten insgesamt handschriftlich zu dokumentieren.

Mögliche Umsetzung Variante 2:

Der/die telefonierende/r Berater/in nutzt das sonst verwendete Formular dazu, abzuhaken, dass alle Inhalte mit dem Anrufer kurz besprochen wurden und dass dieser dem zugestimmt hat. Er / Sie bestätigt sodann mit eigener Unterschrift, dass die mündliche Einwilligung vollumfänglich in Bezug auf die Inhalte des Formulars erteilt wurde.